Viele Menschen haben aufgrund der Corona-Pandemie zum ersten Mal im Homeoffice gearbeitet und die damit einhergehenden Vorteile schätzen gelernt. Umfragen bestätigen, dass zahlreiche Arbeitnehmer auch nach der Pandemie gelegentlich oder sogar dauerhaft von zu Hause arbeiten möchten. Diesem Wunsch wollen viele Unternehmen auch in Zukunft nachkommen. Denn nicht nur Arbeitnehmer profitieren von den Vorzügen des Homeoffice, auch für Betriebe können sich dadurch Vorteile und Kostenersparnisse ergeben. 

Doch die Umstellung auf flexiblere Arbeitsmodelle mit Homeoffice-Anteilen erfordert nicht nur eine gute Organisation, sondern auch eine Berücksichtigung und Umgestaltung der vorhandenen Räumlichkeiten.

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Von hybriden Modellen bis zur mobilen Arbeit – verschiedene Formen des Homeoffice 

Homeoffice wird umgangssprachlich generell für das Arbeiten von zu Hause verwendet. Dabei gibt es verschiedene Formen des Homeoffice. Erhalten Arbeitnehmer einen fest eingerichteten Arbeitsplatz in ihrer Wohnung, ist von Telearbeit die Rede. Der Begriff Homeoffice hingegen wird meist für das gelegentliche Arbeiten von zu Hause verwendet. Im Gegensatz zur Telearbeit sind die Anforderungen, wie die ergonomische Gestaltung des Arbeitsplatzes, niedriger. Das Wechselmodell aus Homeoffice-Anteilen und Präsenzphasen im Büro wird als hybrides Arbeiten bezeichnet. Verrichten Mitarbeitende ihre Arbeit wiederum an einem beliebigen Ort außerhalb des Büros, handelt es sich um mobiles Arbeiten. 

Es ist empfehlenswert, bei jeder Form des Homeoffice eine schriftliche Vereinbarung zwischen dem Arbeitgeber und dem Beschäftigten über die Rahmenbedingungen des Arbeitsmodells festzuhalten. Für alle Formen des Homeoffice gelten dabei die Vorschriften zum Arbeitsschutz, Datenschutz und zu Arbeitszeitregelung. 

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Desk-Sharing: die Kombination aus Büro und Homeoffice

Laut Umfragen möchten die meisten Menschen nicht komplett von zu Hause arbeiten, sondern flexibel zwischen Büro und Homeoffice wechseln können. Ein solch hybrides Modell bringt zwar viele Vorteile mit sich, resultiert aber in einer veränderten Nutzung der vorhandenen Büroräume. 

Bereits vor Corona waren selten alle Arbeitsplätze besetzt. Dienstreisen, Urlaub und Anstellungen in Teilzeit führen dazu, dass immer einige Plätze frei bleiben. Durch Corona arbeiten einige Mitarbeiter komplett oder tageweise im Homeoffice, sodass viele Büros sogar komplett leer stehen. Die Kosten für diese Arbeitsplätze werden trotzdem kontinuierlich von Unternehmen getragen. Das Desk-Sharing-Prinzip kann höhere Flexibilität mit geringeren Kosten verbinden. 

Das Prinzip ist einfach: Es gibt keine festen Arbeitsplätze mehr, sondern mehrere Mitarbeitende teilen sich die im Betrieb verfügbaren Plätze. Damit das Desk-Sharing funktioniert, ist eine gute Organisation erforderlich.

Tipps zur Nutzung freiwerdender Flächen im Büro 

Unternehmen profitieren in mehrfacher Hinsicht vom Desk-Sharing-Prinzip. Finanzielle Vorteile ergeben sich durch die reduzierte Ausstattung mit Möbeln und Hardware. Zudem entstehen neue, freie Flächen, die ein Unternehmen ganz individuell nutzen kann. Agile Arbeitsmethoden, neue Formen der Zusammenarbeit und Kreativzonen gewinnen immer mehr an Bedeutung. Mit einem Umstellen der Stühle und Tische ist es aber nicht getan. Um die neuen Büroflächen gewinnbringend in den Arbeitsalltag zu integrieren, sind eine gute Planung und Konzeption erforderlich. Meeting-Räume sollten in Bereichen angelegt werden, in denen wenig Ablenkung vorhanden ist. Zonen für ein spontanes Brainstorming oder ein kurzes Stand-up-Meeting hingegen, können zentral im Gebäude platziert werden. Unter Berücksichtigung der räumlichen Vorgaben, der Anforderungen des Unternehmens und der Bedürfnisse der Arbeitnehmer entstehen Arbeitsflächen, die neue Potenziale entfalten können. 

Sowohl das Desk-Sharing-Prinzip als auch die zusätzlichen Möglichkeiten der Zusammenarbeit können den Austausch untereinander fördern. Damit Mitarbeitende sich trotz fehlenden eigenen Arbeitsplatzes wohlfühlen und sich mit dem Unternehmen identifizieren, sollten sie bei der Gestaltung der neuen Büroflächen einbezogen werden. Die Planung der neu genutzten Räume sollte zudem Möglichkeiten zur Unterbringung privater Dinge berücksichtigen. Schließfächer im Eingangsbereich sind zwar praktisch, wirken aber sehr unpersönlich. Eine flexiblere Alternative sind abschließbare Rollcontainer. 

Hybrides Arbeiten bedeutet mehr als dem Team einen Laptop zur Verfügung zu stellen. Damit flexiblere Arbeitsmodelle langfristig funktionieren, bedarf es einer umfassenden Planung. Denn nicht jedes Büro ist für das flexible Desk-Sharing-Prinzip geeignet. In Bürogebäuden mit überwiegend Einzelbüros sind unter Umständen auch bauliche Veränderungen nötig. 

Quelle: AMADEUS Group (sw)

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